Mantenimiento del Certificado ISO
Mantenimiento del Certificado ISO
El mantenimiento del certificado ISO de forma eficaz y eficiente tiene los siguientes puntos clave:
- La automatización de las actividades a llevar a cabo de forma sistemática
- La implicación de las personas en el Sistema de Gestión
- La integración de las actividades relacionadas con el Sistema de Gestión en el día a día de la organización
- La aplicación sistemática de aportación de valor al Sistema mediante herramientas de mejora
La automatización de las actividades de mantenimiento del certificado ISO a llevar a cabo de forma sistemática
El mantenimiento de todo Sistema de Gestión será tanto más eficiente cuanto mayor sea el grado de automatización de las actividades a llevar a cabo.
ProQuo maximiza esta automatización en sus diferentes Módulos, por ejemplo mediante:
- El control de versiones de la información documentada, que se lleva a cabo de forma automática independientemente del lugar, momento y/o persona que lleve a cabo una modificación
- La actualización automática de las Fichas de Personal tras la realización de una acción formativa planificada en el Sistema que haya sido valorada como efectiva
- La actualización automática de las “Vistas por proceso” tras la revisión de la información documentada asociada al proceso y/o el seguimiento del cuadro de indicadores de rendimiento del citado proceso.
- La evaluación automática de los proveedores homologados en función de las No Conformidades asociadas a los mismos a lo largo del año.
La implicación de las personas en el Sistema de Gestión
El Sistema de Gestión deja de ser responsabilidad exclusiva del Responsable de Calidad, Medio Ambiente y/o Seguridad de la Información, etc. pasando a requerir la implicación de todos los miembros de la organización.
El enfoque a procesos de ProQuo permite comenzar esta delegación de responsabilidades desde la propia figura de PROPIETARIO DEL PROCESO.
La organización deberá designar un responsable de cada proceso con suficientes conocimientos técnicos, capacidad de coordinación y dotes de liderazgo como para ejercer estas funciones.
El propietario de cada proceso tendrá la responsabilidad de velar por que las actividades de ejecución y control del proceso se realicen según lo definido, así como vigilar los indicadores de su proceso.
Además los accesos a la información documentada de ProQuo se configurarán de forma personalizada y diferenciada para cada persona de la organización.
La integración de las actividades relacionadas con el Sistema de Gestión en el día a día de la organización
Cuando un trabajador comience su jornada laboral, lo primero que visualizará nada más entrar en ProQuo será el conjunto de actividades pendientes que tiene asignadas, independientemente de su naturaleza.
Tendrá listadas sus tareas pendientes relacionadas con el cumplimiento de un objetivo estratégico, con la resolución de una no conformidad del Sistema, con el seguimiento de un indicador, con la ejecución de un mantenimiento preventivo, etc.
Estas actividades pendientes, además, tendrán asociado un sistema de alertas automáticas para que cada persona sea consciente de las tareas del Sistema de Gestión de las que es responsable, así como de sus plazos asociados.
La aplicación sistemática de aportación de valor al Sistema mediante herramientas de mejora
Un componente básico del mantenimiento es ir aportando valor mediante la mejora. Una posible metodología de mejora continua es el PLAN:
- Etapa P: Plantear la oportunidad de mejora.
- Elegir la oportunidad
- Definir el problema
- Etapa L: Localizar las causas.
- Analizar las causas
- Verificar la relación causa - efecto
- Etapa A: Analizar las soluciones posibles.
- Planificar las soluciones
- Implantar las acciones correctoras
- Etapa N: Normalizar el proceso.
- Comprobar resultados
- Actuar para mejorar el proceso
